Переход от бумажного к электронному документообороту

Содержание
  1. От бумаги − к цифре: пошаговая инструкция по переходу на электронный документооборот
  2. 1. Получите электронную подпись
  3. 2. Подключитесь к оператору ЭДО
  4. 3. Выберите способ работы с ЭДО
  5. 4. Сообщите контрагентам о своей готовности использовать ЭДО
  6. При чем тут «Информатика и Сервис»?
  7. Что важно знать об электронном документообороте: правовые нюансы, и какие «бумажки» останутся
  8. О правовой стороне эдо
  9. Проблемы в стандартизации ЭДО на данный момент
  10. Блокчейн и ЭДО
  11. Юридически значимый ЭД, и что можно перевести в электронный вид уже сейчас
  12. Недалёкое будущее бумажных документов — какие из них станут электронными?
  13. Как построить документооборот компании с удалёнными сотрудниками
  14. Сколько надо хранить
  15. Уцелевшие «бумажки»
  16. Что останется на бумаге
  17. Пока не придуман способ, как перейти на полностью «безбумажную» работу, мы можем рассчитывать лишь на смешанный документооборот
  18. Как перейти на электронный документооборот: пошаговая инструкция
  19. Почему ЭДО — это выгодно
  20. Почему ЭДО — это быстро
  21. Как перейти на ЭДО
  22. Практика перехода к безбумажному электронному документообороту
  23. Пока компании не ставят цели по переходу к безбумажному документообороту
  24. В каких случаях уже сейчас удается экономить на использовании бумаги
  25. Что препятствует переходу к безбумажному документообороту, и как это исправить
  26. Цифровая трансформация началась: избавляемся от бумажных документов
  27. Сканирование: нужны ресурсы
  28. А как же безопасность?
  29. Данные извлечь!

От бумаги − к цифре: пошаговая инструкция по переходу на электронный документооборот

Переход от бумажного к электронному документообороту

Итак, вы приняли важное решение перейти на электронный документооборот (ЭДО). Это значит, что вы уже знаете обо всех преимуществах, которые приобретете. Если нет, то сначала прочитайте нашу статью о выгодах электронного документооборота.

1. Получите электронную подпись

Для полноценной работы с электронными документами вам понадобится сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Без него можно просматривать и обмениваться документами с другими компаниями, но нельзя их подписывать. Федеральная налоговая служба признает юридическую силу только тех электронных документов, которые скреплены КЭП.

[attention type=yellow]

Лишь она считается аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе.

[/attention]

Получить сертификат КЭП можно в любом удостоверяющем центре. Актуальный перечень аккредитованных центров публикуется на сайте Минкомсвязи России.

2. Подключитесь к оператору ЭДО

Это, пожалуй, самый ответственный этап.

Чтобы не ошибиться с выбором оператора и тарифа, свяжитесь с вашими партнерами и узнайте, используют ли они электронный документооборот и какими операторами пользуются.

Рекомендуем вам составить список, где вы это укажете. Он поможет определить, в каком объёме в итоге вы будете обмениваться электронными документами и, соответственно, какой тариф вам подойдёт.

Обратите внимание на самых популярных операторов среди ваших парнеров, узнайте, довольны ли они сервисом. Обязательно посмотрите отзывы в интернете. Проверьте работу службы поддержки клиентов, ведь вам может потребоваться консультация или техническая помощь, причем в любое время суток.

Сравните тарифы и выберите оптимальный в зависимости от объема своего документооборота.

Не забывайте, что вся входящая документация бесплатна, а оплачивать нужно будет только отправку, при этом цена устанавливается не за лист, а за документ в целом (а он может состоять как из одного, так и нескольких листов).

Момент оплаты тоже наступает в разное время: после доставки, если речь идет о документе с односторонней подписью (счет), или после подписания контрагентом в случае с двусторонней подписью (акт).

Еще одна важная опция, которую часто упускают из виду при выборе оператора ЭДО, − поддержка роуминга. Эта технология транзитного обмена электронными документами пригодится, если вы и ваш контрагент пользуетесь услугами разных операторов ЭДО.

[attention type=red]

Техническая возможность настройки документооборота в этом случае будет зависеть от наличия роумингового соглашения между операторами. Если оно есть, вам достаточно будет подать заявку на роуминг, а ваш оператор настроит документооборот с нужным контрагентом.

[/attention]

Такой формат работы не привязывает вас к одному оператору.

Возможно, вы спросите: а зачем вообще нужен оператор? Нельзя ли обмениваться электронными документами напрямую, без участия еще одной стороны? Отвечаем: нет, это запрещено законом.

Именно оператор в случае необходимости вправе подтвердить факт выставления или получения электронных счетов-фактур и иных документов. Также оператор несет ответственность за быструю доставку и целостность электронного документа при пересылке.

С законодательной базой по ЭДО можно ознакомиться здесь.

3. Выберите способ работы с ЭДО

Есть два варианта. Первый − работать через браузер. Для этого не потребуется ничего, кроме стабильно работающего интернета и КЭП. Обмен документами будет происходить с контрагентами по принципу электронной почты. Никакого внешнего вмешательства в информационные системы вашей компании.

Второй способ − более продвинутый. Он предполагает работу через модуль для 1С. Достаточно интегрировать в 1C этот модуль (оплачивается отдельно) и работать с электронными документами в привычной системе.

Вы сможете подписывать документы непосредственно в 1С и отправлять их контрагенту напрямую в 1С (для этого на его стороне тоже должен быть установлен такой же модуль).

И не нужно тратить дополнительное время на заведение документов в систему вручную.

Кроме того, вам может понадобиться интеграция с вашей учетной системой. Это более сложные манипуляции, поэтому обязательно убедитесь, что выбранный оператор обладает необходимыми компетенциями по внедрению интеграционных решений.

4. Сообщите контрагентам о своей готовности использовать ЭДО

Когда все организационные моменты решены и система настроена, расскажите своим клиентам и поставщикам о том, что готовы обмениваться с ними электронными документами. Самых важных парнеров лучше оповестить заранее и дождаться их реакции.

Тем, кто использует ЭДО, отправьте приглашение в системе электронного документооборота, иначе обмен документами будет невозможен. Остальных пригласите присоединиться к вам, чтобы вместе получать максимальный эффект.

[attention type=green]

Как показывает практика, многих вполне может убедить успешный опыт коллег, так что не стесняйтесь делиться своими успехами после перехода на ЭДО.

[/attention]

В противном случае осуществляйте документооборот с ними, как обычно, или ставьте более жесткие условия (обменивайтесь только за их деньги или раз в полгода), − выберите сами в зависимости от возможностей и отношений с партнерами.

При чем тут «Информатика и Сервис»?

«Информатика и Сервис» выступает авторизованным сервисным центром компании «Контур». Мы консультируем по вопросам перехода на ЭДО, а также оказываем техническую поддержку.

К примеру, можем подготовить компьютеры для использования систем шифрования, интегрировать ЭДО с 1С или организовать работу без использования физических ключей USB-токенов при подписании документов (тогда не придется каждый раз подключать устройства-носители КЭП к разным компьютерам, что особенно актуально для компаний, которые работают на удаленных рабочих столах, или если доступ к КЭП нужен нескольким сотрудникам).

Кроме того, можем удостоверить личность директора при выпуске электронной подписи и взять на себя почти весь технический и организационный функционал по подготовке к переходу на ЭДО и дальнейшему взаимодействию с компанией «Контур».

Конечно, мы тоже осуществляем документооборот в электронном виде. Чего и вам желаем!

А если вы все еще сомневаетесь, стоит ли переходить на ЭДО, посмотрите видео нашего партнера Контур.Диадок и убедитесь, что электронный документооборот − это удобно, просто и безопасно.

Оригинал статьи размещен здесь: https://infoservice.ru/blog/edo/instruction/

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/596cb691e86a9e0873b246db/5ced00f4d2421400b4589777

Что важно знать об электронном документообороте: правовые нюансы, и какие «бумажки» останутся

Переход от бумажного к электронному документообороту

Про электронный документооборот, цифровую подпись и диджитализацию бизнес-процессов вообще говорят довольно давно. Компании продолжают переходить на работу с ЭДО (электронным документооборотом). Но несмотря на это мало кто действительно знает и понимает все тонкости электронного документооборота, причём не с технической стороны, а с правовой.

В этой статье мы расскажем о правовой стороне ЭДО и о том, какие бумажные документы всё-таки должны сохраниться в делопроизводстве независимо от диджитал-процессов.

О правовой стороне эдо

Для начала поговорим о правовых нюансах, которые могут вас ожидать при работе с электронным документооборотом.

В ГОСТе Р 6.30-2003 прописаны рекомендации по оформлению документов, составу реквизитов, расположению подписи и прочему.

Хотя по закону ГОСТ не обязателен, а используется больше как образец, всё-таки на него стоит ориентироваться.

[attention type=yellow]

Особенно тем компаниям, которые работают с госструктурами, участвуют в госзакупках и тендерах. Остальные организации вправе устанавливать свои локальные регламенты.

[/attention]

Коронавирус меняет поведение аудитории, потребители ищут компании и строят маршруты к ним в геосервисах.

Превратите онлайн-карты в рабочий канал коммуникации и привлечения клиентов: пользуйтесь сервисом Repometr ВСЕГО ЗА 1 РУБЛЬ!

Адаптируйтесь и будьте ближе к клиентам!

Реклама

Разработанный в 2003 году ГОСТ явно не справлялся с быстро меняющимися технологиями и потребовал переработки. В результате появился новый ГОСТ 7.0.97-2021, который вступит в силу 1 июля 2021 года. Первоначально планировали ввести его ещё летом 2021, но отложили процедуру на год.

В новом ГОСТе усовершенствованы правила оформления документов не только на бумажных, но и на электронных носителях.

И всё бы хорошо, но стандартизация дело такое — всегда найдутся недостатки. На практике становится очевидно, что правовая база ЭДО проработана недостаточно глубоко.

Проблемы в стандартизации ЭДО на данный момент

Проблемы возникают тогда, когда законами не регламентирован обмен электронными документами между юридическими лицами и/или госорганами.

Сейчас в действующих Федеральных законах об информации и её защите, об электронной подписи — недостаточно ясно прописано, что же делать с электронными документами (ЭД) и можно ли их использовать в суде.

Некоторые положения в новом ГОСТе вызывают ряд вопросов, как и в принципе вся правовая база документооборота. Вот лишь несколько спорных положений:

  • в п. 5.23 говорится о необходимости проставлять отметку об электронной подписи на бумажном аналоге ЭД. При этом правовой статус документов с отметкой пока что не сложился в России;
  • не указано, должна ли быть электронно-цифровая подпись (ЭЦП) квалифицированной;
  • не прописано, нужно ли указывать ограничения на использование сертификата (если они есть);
  • нет ничего про дату и время создания подписи. Так получается, что отметка об ЭЦП становится не больше, чем просто штампом;
  • обошли стороной вопрос регистрации входящих ЭД, хотя такое предложение вносилось на рассмотрение;
  • неясно с электронным бухгалтерским учётом. Законы не уточняют, какой вид ЭЦП следует применять;
  • нет единого федерального регулирования по системам ЭДО. Это приводит к тому, что системы электронного документооборота часто несовместимы между собой. Это осложняет процесс ведения ЭДО.

По факту новые стандарты и законы всё так же применимы больше к бумажным документам, нежели к электронным. Вопрос стандартизации ЭД по-прежнему открыт.

Сейчас в России существует достаточно большой пробел в законодательной базе ЭДО. проблема в том, что уполномоченные структуры не спешат делать различия между бумажным и электронным делопроизводством, хотя и понимают необходимость введения стандартов для электронного документооборота.

Электронный документ рассматривается больше как дубликат бумажного аналога. Это приводит к тому, что не все документы можно перевести в электронный вид, не потеряв их юридической значимости.

Блокчейн и ЭДО

С появлением технологии блокчейна некоторые эксперты в области ЭДО заговорили о возможном его использовании. Суть блокчейна заключается в прозрачности и безопасности любых транзакций.

Теоретически это применимо и к документообороту. Но пока что это только рассуждения и не более.

Какой блокчейн, если даже «классический» электронный документооборот не имеет под собой продуманной правовой базы?

Юридически значимый ЭД, и что можно перевести в электронный вид уже сейчас

Любой документ, участвующий в процессе внешнего делопроизводства, должен быть юридически значимым, то есть подтверждать факт проведения деловой деятельности. Юридически значимые электронные документы содержат ЭЦП — квалифицированную, усиленную или простую, но с дополнительным соглашением к основному документу.

Приведём список ЭД, которые принимаются ФСН и являются юридически значимыми.

Делопроизводство Вид документа
Кадровый учёт
  • Журналы регистраций трудовых договоров и учёта приказов о приёме на работу.
  • Записки-расчёты по форме Т-60 и Т-61.
  • Табели учёта рабочего времени.
  • Приказы разного рода, служебные записки, исходящие письма (только при наличии ЭЦП у лиц, участвующих в процессе).
Первичные учётные документы
  • Счета-фактуры.
  • Журнал регистрации счетов-фактур.
  • Книги покупок.
  • Книги продаж.
  • Акты приёма/сдачи.
  • Товарные накладные.
  • Счета-фактуры об отгрузке товаров.
  • Грузовые таможенные, транзитные декларации.
  • Договоры, соглашения, дополнения к договору/соглашению.

Что касается судебных инстанций, то сейчас арбитражные и суды общей юрисдикции принимают во внимание электронные документы, но только те, которые официально закреплены в кодексах РФ и заполнены по форме, размещённой на официальном сайте суда. Это делает использование электронных документов и переход на ЭДО ещё более запутанным.

Недалёкое будущее бумажных документов — какие из них станут электронными?

Вероятность того, что некоторые бумаги кадрового учёта в ближайшие годы перейдут на электронный вид, очень велика.

Ещё в апреле 2021 года правительство высказывалось о возможности перевода бумажных трудовых книжек в электронный вид. Это логично, учитывая ст. 312.2 ТК РФ, где говорится о дистанционной работе.Такой поворот дела представляется наиболее закономерным в правовом поле развития ЭДО. Пока что планируется перевод бумажных трудовых книжек на цифровые носители в 2021 году.

Что касается трудовых договоров, которые уже могут быть электронными, то в недалеком будущем стоит ожидать полного отказа от бумажных копий. Сейчас трудовой договор ещё существует в двух вариантах — бумажном и электронном (как дубликат бумажной версии).

Будущий перевод бумажных документов касается в основном кадрового делопроизводства. Но тут тоже есть свои сложности — каждый сотрудник должен владеть электронной подписью. Но пока что у большинства людей её нет, и это затягивает процесс перехода.

Как построить документооборот компании с удалёнными сотрудниками

Кадровый документооборот и его цифровизация в первую очередь касается компаний с удалёнными сотрудниками.

Что нужно знать, чтобы грамотно закрепить трудовые отношения в таких случаях:

  • ст. 312.2 ТК РФ даёт вполне конкретные указания, как и по какому принципу строится дистанционная работа. Обязательно к прочтению всем, кто работает с удалёнными сотрудниками;
  • работать можно по электронному договору, но бумажная копия с печатями и подписями тоже нужна. И должна быть отправлена почтой по первому требованию со стороны заказчика или исполнителя;
  • заявления о приёме/увольнении также могут быть в электронном виде, но с бумажными аналогами, заверенными подписями и печатями;
  • трудовая книжка может находиться на руках у удалённого сотрудника.

В общем, для дистанционной работы сохраняются, по сути, те же правила, что и для традиционной офисной работы. Бумажные версии договоров должны всё так же храниться в отделе кадров компании.

Сколько надо хранить

Бумажные варианты документов, в зависимости от их важности, могут храниться до 10 лет, свыше 10 и бессрочно.

Сроки для хранения кадровых документов прописаны в Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ в 1 части ст. 17. Некоторые могут храниться бессрочно, если имеют историческую ценность.

Для ЭД сроки хранения установлены такие же, как и для их бумажных аналогов. Плюс важно сохранить не только сами документы, но и технические средства (программы, компьютеры, жёсткий диск и прочее), на которых они воспроизводятся.

Бумажные документы и их электронные аналоги имеют одинаковые сроки хранения.

[attention type=red]

Трудности для компаний с ЭДО возникают тогда, когда документы должны храниться довольно долго или совсем без срока. Со временем технические средства устаревают, их заменяют новыми. Старые файлы перестают отображаться на новых устройствах. Это приводит к проблеме адекватного воспроизведения ЭД через несколько десятков лет, которая пока не получила практического решения. Строятся лишь теории.

[/attention]

Что касается хранения бумажных вариантов — это столетиями проверенный способ. При определённой температуре и особых условиях бумага может храниться практически вечно. Поэтому важные документы гораздо выигрышнее выглядят на бумаге, чем на электронных носителях. Бумажные документы не зависят от технического обеспечения и точно могут быть воспроизведены спустя десятки лет.

Уцелевшие «бумажки»

Трудно представить, что даже в далеком будущем важные для деловой и государственной деятельности документы будут существовать исключительно в электронном виде. Тут встаёт вопрос о безопасности и сохранности данных.

Хотя технологии защиты информации постоянно совершенствуются, на них со временем всегда находится противодействие.

К тому же недоверие многих людей к хранению информации исключительно на электронных носителях до сих пор процветает в обществе.

Напрашивается очевидный вывод — часть документов останется на бумаге, часть всё-таки переведут в электронный формат, о чём мы говорили выше. Так какие документы должны быть представлены исключительно на бумаге?

Что останется на бумаге

Речь идёт в первую очередь о документах, которые представляют государственную и историческую важность:

  • переводной и простой вексель. Это единственный документ, который указан в законе, как юридически значимый лишь на бумаге (ст. 4 Федерального закона от 11.03.1997 № 48-ФЗ);
  • нормативные акты на специальных бумажных бланках. Бланки оснащены государственным гербом или эмблемой, потому имеют вес лишь в бумажном варианте. Эти бланки используются в основном органами исполнительной власти.

Существование таких документов связано с безопасностью и невозможностью на данный момент гарантировать полную независимость от каких-либо внешних факторов.

Пока не придуман способ, как перейти на полностью «безбумажную» работу, мы можем рассчитывать лишь на смешанный документооборот

ЭДО в России только начинает свой путь, и потребуется немало времени, чтобы прийти к правовому регулированию электронного документооборота. К тому же, важные документы всё равно будут значимыми лишь на бумаге. И пока не придуман способ, как перейти на полностью «безбумажную» работу, мы можем рассчитывать лишь на смешанный документооборот.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на 42@cossa.ru. А наши требования к ним — вот тут.

Источник: https://www.cossa.ru/trends/200960/

Как перейти на электронный документооборот: пошаговая инструкция

Переход от бумажного к электронному документообороту

23 Марта 2021

Чтобы торговать маркированными товарами, нужно перейти на электронный документооборот (ЭДО). Через ЭДО информация о приёмке товаров будет передаваться в единую систему маркировки «Честный ЗНАК».

Подключиться к ЭДО придётся производителям, импортёрам, поставщикам и предпринимателям.

Рассказываем, почему работать с ЭДО дешевле и быстрее, чем с бумажными документами. А ещё о том, как перейти на электронный документооборот.

Почему ЭДО — это выгодно

ЭДО Бумажные документы
Создать электронный документ можно бесплатно в любом текстовом редакторе. Распечатать бумажный документ на одной странице — 1,5 ₽. Пакет документов на шесть листов будет стоить 9 ₽.
Отправить электронный документ можно за 6-8 ₽. Платит отправитель, а все входящие бесплатны. Отправить документы по почте — около 50 ₽. А с курьером — около 500 ₽.
За хранение документов не нужно платить. Нужно место для хранения документов — придётся платить за аренду помещения.

Почему ЭДО — это быстро

ЭДО Бумажные документы
Не нужно распечатывать документы и ставить печати. Подписать документ можно за пару кликов. Каждый документ нужно распечатать, поставить на него печать, подписать. Если у компании большой документооборот — это отнимает несколько рабочих дней бухгалтеров.
Электронная накладная от поставщика придёт за несколько секунд. Отправка после подписания займёт столько же. Доставка почтой займёт от 2 до 14 дней. Если отправляете курьером — то от 1 до 4 дней. Столько же времени уйдёт на обратную доставку подписанных документов.
Чтобы найти нужный документ, нужно ввести ключевые слова в поисковой программе. 2-3 секунды — и нужный документ на экране. Бумажные документы часто теряются — бухгалтера ищут их и тратят время.

Как перейти на ЭДО

Для перехода на электронный документооборот нужно изменить учётную политику, выбрать подходящую систему и оператора ЭДО, подключить контрагентов. Рассказываем подробно о каждом этапе.

1. Измените учётную политику. Пропишите в документах компании, что вы можете использовать электронные документы. В частности, что документы могут создаваться в онлайне и подписываться электронной подписью.

2. Изучите движение документов в компании. Важно понять, через кого проходят документы, сколько человек задействованы, какие цепочки работают. Отметьте, где возникают затруднения и задержки.

3. Выберите систему ЭДО. Есть два варианта — веб-версия или интеграция ЭДО в учётную систему компании:

  • Веб-версия. Для её установки не нужно «влезать» в учётные системы компании. Такой вариант подойдёт, если у вас немного контрагентов и вам не нужно получать и отправлять документы каждый день;
  • Интеграция. ЭДО будет интегрирован в учётную систему — работники смогут принимать и подписывать электронные документы через привычный интерфейс. Такой вариант позволит автоматизировать действия — это удобно и сэкономит время.

Если у вас Эвотор — установите приложение «Маркировка». Оно позволит подписывать электронные документы на кассе, в мобильном приложении и на компьютере.

4. Купите электронную подпись. Чтобы подписывать документы в онлайне, нужна электронная подпись. Её можно прикрепить к документам с помощью средства криптозащиты информации (СКЗИ).

Как купить подпись и установить СКЗИ:

  • Обратитесь в удостоверяющий центр, который проверен налоговой. Закажите у них подпись — для работы с маркированными товарами нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
  • Установите СКЗИ. Есть бесплатные и платные программы — бесплатные не подходят для некоторых приложений и терминалов.
  • Также есть аппаратные и программные СКЗИ. Первые — это специальные флешки (токены), на которые установлены программы шифрования. Вторые — программы, которые устанавливаются на ПК или терминал.

Если у вас Эвотор — обратитесь к партнёру, чтобы купить УКЭП. А СКЗИ «КриптоПРО» будет установлено на кассу вместе с сервисом «Маркировка» — лицензию на программу можно докупить в Эвотор.Маркете.

5. Выберите оператора ЭДО. Это специальные сервисы, через которые стороны обмениваются электронными документами. Они похожи на электронную почту: есть папки с входящими и исходящими документами, поиск адресатов, возможность создать и отправить файл. Особенность ЭДО — хорошая система шифрования. Взломать систему и украсть документы почти невозможно.

Операторы не отличаются друг от друга по функциональности и удобству. Различия есть в скорости обслуживания и помощи при интеграции ЭДО в бизнес.

Узнайте у контрагентов, какие ЭДО они используют — если у вас одинаковые системы, за отправку документов нужно будет платить меньше.

Если у вас Эвотор — лицензия на использование ЭДО будет включена в сервис «Маркировка». Сейчас можно подключиться к оператору «Такском» и «Калуга Астрал». А скоро будут доступны «Платформа ОФД», «СБИС» и «Корус».

6. Подключите контрагентов. Чтобы обмениваться документами, производители, поставщики и импортёры также должны подключиться к ЭДО. Без этого вы не сможете легально принимать маркированные товары.

Источник: https://marka.evotor.ru/news/kak-pereyti-na-elektronnyy-dokumentooborot-poshagovaya-instruktsiya/

Практика перехода к безбумажному электронному документообороту

Переход от бумажного к электронному документообороту

Максим Кайнер, бизнес-аналитик DIRECTUM, ответил на вопросы редакции PCWeek о проблемах и перспективах перехода на безбумажный документооборот. Насколько актуальна тема отказа от бумаги в корпоративном и государственном секторах, и почему до сих пор документация распечатывается и подписывается «вживую», читайте в обзоре.

Пока компании не ставят цели по переходу к безбумажному документообороту

Анализ запросов заказчиков DIRECTUM показывает, что о закрытии такой потребности, как уход от использования бумаги, речь при поиске и выборе ECM-решения практически никогда не идет.

Статистика запросов в двух популярных поисковых системах показывает, что темой пока мало интересуются — в месяц в России «безбумажный документооборот» ищут не более 400 раз, а с уточнением «безбумажный электронный документооборот» — менее 50 раз.

Для сравнения, поисковый запрос «система электронного документооборота» ищется более 9 500 раз в месяц.

[attention type=green]

Положение вещей характерно не только для России, но и для Запада. В частности, этому вопросу посвящен пост Грега Милликена (Greg Miln); автор уже в заголовке иронизирует на тему того, что мечта о безбумажном офисе насчитывает около 30 лет.

[/attention]

Тем не менее, это не означает, что заказчики совершенно не задумываются о сокращении потребления бумаги. Просто, данный эффект внедрения системы электронного документооборота не рассматривается как самостоятельная цель, а является только следствием автоматизации.

В каких случаях уже сейчас удается экономить на использовании бумаги

Так как напрямую цель перехода к безбумажному электронному документообороту, по крайней мере при внедрениях DIRECTUM и DirectumRX, не ставится, результаты с данной точки зрения оцениваются не часто.

Тем не менее, выкладки из оценок нескольких проектов говорят, что автоматизация 500 офисных работников крупного промышленного предприятия позволяет за год экономить на печати документов более полумиллиона рублей.

Эта сумма составляет менее четверти всего получаемого и просчитываемого экономического эффекта от внедрения, но и она теоретически может повлиять на выбор в пользу автоматизации.

Нужно заметить, что экономия на печати происходит только в рамках автоматизированных процессов.

При этом общий объем печати во всей организации может увеличиться из-за ускорения взаимодействия после внедрения СЭД — это частый случай, о котором говорят многие вендоры.

Более того, автоматизация конкретного бизнес-процесса за счет ECM менее чем в 10% случаев позволяет уйти от печати документов даже в рамках этого процесса.

Внедрение ECM-решения для решения различных бизнес-задач позволяет добиваться разных результатов с точки зрения сокращения объемов печати.

[attention type=yellow]

Максимальный эффект получают организации, которые переходят на юридически значимый электронный обмен учетными документами с контрагентами.

[/attention]

Благодаря развитию законодательства за последние годы электронные счета-фактуры, накладные и прочие первичные документы полностью заменяют бумажные аналоги, в том числе и при взаимодействии с контролирующими органами.

Частично избавиться от бумаги получается при внедрении решений для организации делопроизводства — внутренние документы, резолюции и поручения могут существовать в электронном виде. Аналогично при автоматизации совещаний и заседаний сокращается количество бумажных документов, создаваемых до и после встреч. Перспективны решения для управления закупками.

Интересен опыт использования системы электронного документооборота в Правительстве Удмуртской Республики. В рамках работы внутри государственного органа получилось полностью уйти от использования бумаги.

Был налажен процесс обмена электронными документами с региональными и федеральными органами и ведомствами для предоставления государственных услуг гражданам республики.

Это демонстрирует, что госорганы в рамках процессов внутри одной и даже нескольких структур могут перейти на безбумажный документооборот. Во многом это обусловлено законодательными инициативами, продвигаемыми на уровне страны.

Что препятствует переходу к безбумажному документообороту, и как это исправить

Затраты на печать и работу с бумажными документами не настолько велики, чтобы рассматривать их сокращение как выгоду.

ECM-системы внедряются не для перехода к безбумажному документообороту, а для получения других более ощутимых и очевидных эффектов: прозрачность процессов, снижение рисков, ускорение процессов и так далее.

Подчас переводить процесс в электронный вид не оправдано даже с экономической точки зрения. Так, например, обстоят дела с кадровыми процессами — работодатель, скорее всего, не будет выдавать каждому новому сотруднику ЭП.

[attention type=red]

Также можно говорить о недостатках нормативной базы, среди них — нечеткость ряда формулировок и общий рекомендательный характер, оставляющий выбор за организациями, которые могут просто не захотеть менять проверенные схемы работы.

[/attention]

Тем не менее, выбранный курс по-своему верен, так как резко насаждать новые подходы не следует, потому что переход на безбумажный документооборот и обмен потребует изменений на уровне ИТ-инфраструктуры в большинстве российских компаний.

Чтобы переход к безбумажному документообороту состоялся, внедрение ИТ-решений должно окупаться за счет экономии на поддержке работы с бумажными носителями (закупка и обслуживание оборудования, расходные материалы, издержки пересылки и доставки, затраты на хранение и поиск).

Согласно исследованиям AIIM инвестиции в конкретные ECM-решения более чем в половине случаев возвращаются за 1,5 года или меньший срок.

Соответственно, чтобы организации делали дополнительные вложения в СЭД специально для перехода к безбумажной работе, нужно ориентироваться приблизительно на такие показатели ROI.

Вендоры могут действовать в нескольких направлениях. Во-первых, продвигать правильные бизнес-практики и инновационные в своем роде решения, насаждать понимание, что работа без бумаги возможна и выгодна.

Во-вторых, участвовать в законотворческом процессе, чтобы ускорить процесс становления логичной нормативной базы. В-третьих, разработчикам нужно думать над тем, как уменьшать стоимость своих решений, делая их доступными для среднего и малого бизнеса.

Например, этого можно добиться за счет использования SaaS- и других облачных моделей.

Источник: PCWeek

Источник: https://www.directum.ru/blog-post/915

Цифровая трансформация началась: избавляемся от бумажных документов

Переход от бумажного к электронному документообороту

19.03.2021, Пн, 11:54, Мск , Наталья Рудычева

Переход к электронным документам и данным – основа цифровой трансформации бизнеса и власти, обеспечения взаимодействия общества и государства в рамках цифровой экономики. Что при этом делать с огромными бумажными массивами? Попытаемся разобраться.

Перед государством и бизнесом стоит задача –наполнить реестры и информационные системы необходимыми сведениями, данными,информацией, чтобы автоматизировать, ускорить, упростить взаимодействие, внедритьаналитику и прогнозирование, параллельно исключая из этих процессов человеческийтруд и человеческий фактор. Большинство новых данных и документов, отодного реквизита в СЭД или ERP до миллионов транзакций или потока сведенийсо счетчиков ЖКХ, формируются уже в цифровом виде. Все старые документы и данные расположены на бумаге и стоят в очереди на оцифровку.

Проведенный CNews совместно с корпорацией ЭЛАР анализгосударственных и коммерческих закупок показывает, что за 2021-2021 гг.госведомствами и организациями было заключено 445 контрактов в сфере оцифровкидокументов на общую сумму ₽4 235,8 млн.

Наиболее востребованными направлениями являются оцифровка дел по основной деятельностиорганов государственной власти для наполнения ведомственных информационныхсистем и реестров; оцифровка технических архивовпромышленных предприятий, ТЭК и оборонного комплекса для документационногосопровождения производства, сохранения и реинкарнации разработок; оцифровка описей и фондовгосударственных и муниципальных архивов, включая национальные проекты, а также создание цифровых коллекций библиотеки музеев с целью внедрения современных форматов деятельности.

Кажущаяся простота оцифровки

Бумажный архив сегодня выглядит по-разному.Это может быть и огромное помещение, до самого потолка заполненное стеллажами спыльными делами, и идеально ровные ряды папок в новых кабинетных шкафах.

Оцифроватьвсе это – значит подобрать технологии сканирования и индексирования (ретроконверсии,извлечения информации), которые будут учитывать состояние документов и позволятдобиться максимально высокого результата.

[attention type=green]

В то время как начальные и конечные условияпроцесса оцифровки хорошо известны, все, что находится между ними, требуетвнимательного, квалифицированного расчета.

[/attention]

Технология оцифровки: что надо учесть

Источник:ЭЛАР, 2021

Понятно, что такой расчет может выполнитьтолько человек, разбирающийся в технологиях оцифровки именно ваших документов,будь то архивные дела, техническая, финансовая или любая другая документация. Поэтомулюбой проект оцифровки начинается с очного обследования фондов экспертом,который оценивает их состояние, формирует список необходимых работ иоборудования. 

В 2021 г. при обследовании архивных дел БТИ одного из субъектов РФ собственник дал на оценку несколько дел с содержанием чертежей 5,5%.

Экспертная комиссия, на основе опыта оцифровки БТИ, согласовала параметр 15% и вывод 2 дополнительных сканеров.

Благодаря этому, когда при проведении сканирования стало попадаться много широкоформатных вложений, проект был выполнен без изменения запланированных сроков и бюджета.

Такое обследование обычно проводится бесплатно. На основании этих рекомендаций экспертнаякомиссия готовит несколько вариантов выполнения работ, рассчитывает их временныеи финансовые параметры, определяет оптимальный. Эта позволяет в дальнейшемвыполнять работы без срыва сроков и изменения бюджета.

Сканирование: нужны ресурсы

Первый производственный этап оцифровки –сканирование, которое позволяет создать качественные электронные копии, в томчисле для последующего индексирования.

Сканирование может быть организовано какпо месту нахождения документов, так и в специализированном центрекомпании-исполнителя.

Во втором случае в целях безопасности разумно требовать,чтобы транспортировка осуществлялась самим исполнителем или спецсвязью, безпривлечения третьих сторон.  

[attention type=yellow]

Участок сканирования, организованный в 2021 г. для проекта оцифровки Главного архивного управления Московской области

[/attention]

При наличии у исполнителя необходимогоколичества сканеров и операторов, сканирование – оперативная услуга. На рынке ужеукоренилось понятие «быстрый старт», когда масштабные проекты оцифровкизапускаются в течение нескольких дней в любой точке России.

Оперативность: уже через 3 дня после аварии на Саяно-Шушенской ГЭС на станции был организован участок сканирования, и электронные копии поврежденной водой и пожаром эксплуатационной документации начали предоставляться МЧС, следственным органам, ремонтным бригадам и пр. 

Ресурсы: в процессе оцифровки архивных документов для наполнения портала «Память Народа» Министерства обороны РФ только в 2021 г. отсканировано более 32 млн страниц. Только на площадке в Санкт-Петербурге были использованы 74 сканера и более 200 операторов сканирования и подготовки документов.

Особое внимание в ходе выполнения проектаоцифровки уделяется сканерам.

Если документы ветхие, поврежденные, сшитые, суходящим в корешок текстом и другими особенностями, они должны сканироваться наспециальных устройствах.

Компромиссов быть не может – ненадлежащее оборудованиепопросту нанесет ущерб бумажным оригиналам. Например, применение планшетныхсканеров вместо профессиональных планетарных для книг и сшитых дел недопустимо.

Многие документы требуют дополнительноговнимания – расшивки и сшивки, реставрации, подкладки непрозрачного фона,упаковки в защитные конверты перед сканированием. У компаний, придерживающихсявысоких производственных стандартов, эти работы не только обязательно включеныв перечень услуг, но и часто входят в стоимость.

А как же безопасность?

При оцифровке документов неизбежно встаетвопрос об обеспечении их сохранности и безопасности.

Огромную роль в этомпроцессе играет автоматизация – наличие у исполнителя работ учетной системы,которая позволяет провести документы по технологическим этапам без нарушениякомплектности и риска утери.

В крупных компаниях такие управляющие системыимеют огромный набор функций – RFID-учет перемещения документов, распределение ипрогнозирование потребности в ресурсах, механизмы программного и выборочногоручного контроля качества.

[attention type=red]

Интеллектуальные алгоритмы умеют находить нужную информацию в текстах и вырезать соответствующий фрагмент для проверки оператором

[/attention]

Но что делать, если документыконфиденциальные? Во-первых, появилась интересная технология, при которойотсканированный образ разрезается на мелкие фрагменты с нужными сведениями(фамилии, суммы, даты и пр.

), причем эта операция проводится по местунахождения документов.

Полученные таким образом данные передаются наиндексирование в обезличенном виде – целые документы не покидают территорию собственникаи не доступны ни одному сотруднику исполнителя. 

Практически всегда подготовка сопровождает сканирование технических архивов – ветхих чертежей и калек. Такими услугами пользуются крупнейшие компании и предприятия – Газпром, Лукойл, ВТЗ и пр.

Исполнителям с высокими стандартами услуг доверяют даже обработку документов Архивного фонда. Например, в 2021 г.

при оцифровке материалов Архива внешней политики МИД РФ дела расшивались для сканирования широкоформатных вкладышей, а затем сшивались с применением специальных переплетных материалов.

Например, такая технология в 2021 и 2021 гг. была применена для перевода в электронный вид юридических дел ключевых клиентов двух банков из Топ-20, а также при наполнении электронного архива Администрации Президента РФ.

Во-вторых, для секретной документации может организовыватьсяполный цикл оцифровки по месту хранения документов с оформлением допусков назадействованных сотрудников. Очевидно, что такие работы можно доверятькомпаниям, которые имеют  опыт работы сгостайной и соответствующую лицензию ФСБ.

Данные извлечь!

Созданием просто электронных образовдовольствуются только организации сферы культуры, которым необходимо перевестив электронный вид картины, плакаты, афиши. Документы же ценны содержащейся вних информацией. И эту информацию нужно извлечь для того, чтобы загрузить всоответствующую базу данных или сделать возможным поиск документа среди тысячдругих.

Если речь идет о современных документах, тобольшая часть их индексирования осуществляется программным путем, ручной труд используетсятолько для контроля качества.

Рукописные и слабочитаемые тексты, с которымипрограммы справиться не могут, индексируются в основном вручную.

Но и здесьинтеллектуальные алгоритмы упрощают и удешевляют работу, помогая автоматическиклассифицировать документы по типам.

Операторы индексируют рукописные документы и проверяют результаты работы программ

[attention type=green]

При организации процесса индексированияогромную роль играют имеющиеся у подрядчика ресурсы. Количество данных обычнозначительно превышает число электронных образов и исчисляется миллионамизаписей. Чтобы проиндексировать такой объем в разумные сроки нужны развитыепрограммные средства и сотни операторов – если не для ввода текста, то дляпроверки работы программ.

[/attention]

Выполненный в 2021 г. в Республике Крым проект по переносу из украинских документов в ГКН сведений о более чем 900 000 земельных участках позволил зарегистрировать права без очного приема около 30% населения республики. При этом при индексировании операторы вручную ставили в соответствие старым адресам новые российские.

Важнейшую роль в этом и других проектах поподготовке эталонных данных или мастер-данных для государства и бизнеса имеетопыт и квалификация операторов, их специализация на особых типах документов,разработка четких правил индексирования сложных массивов. Привлечениенеобученных сотрудников приводит к большому количеству ошибок.

Вообще, в процессе индексирования качествоиграет важнейшую роль, так как любое недостоверное сведение – это, как минимум,не найденный вовремя документ, как максимум – неверный социальный илифинансовый статус человека или объекта.

Стандартом для рынка оцифровки стал показателькачества >99,8%. Однако, как показывают результаты выполнения некоторыхгосконтрактов, это условие часто не соблюдается даже в небольших заказах, и договорыразрываются заказчиками.

Происходит это из-за отсутствия у исполнителей системконтроля качества.

Развитая система контроля качества должна, как минимум, включать в себя мультиввод (результат распознавания считается окончательным только когда он совпадает у нескольких источников), сверку данных со справочниками (например, таблицами контрагентов или ЕГРЮЛ), нормирование (приведение адресов, ФИО и других данных к заданным стандартам написания, так как любое взаимодействие систем требует, чтобы данные в них были идентичны), программный контроль наличия нестандартных символов и значений, выборочные проверки и т.д.

При создании Информационно-правовой системы Министерства обороны РФ оцифрованы и связаны гиперссылками более 65 000 приказов. А на крупнейшем онлайн-портале о Великой Отечественной войне «Память Народа» все документы имеют геопривязку: из найденного фрагмента с записью о бойце можно перейти к точке на карте, а оттуда – к карточке боя или всему боевому пути солдата.

Таким образом, если необходимо оцифроватьбольшой объем данных, разумно выбирать проверенную компанию с подтвержденнымопытом выполнения схожих проектов без срыва сроков и стандартов качества.

Оценку исполнителей можно провести на основании открытой информации о закупкахпо 44-ФЗ и 223-ФЗ.

[attention type=yellow]

В этом случае можно рассчитывать на получение полных идостоверных данных, а также подготовленного ресурса электронных документов – внужном формате, с геопривязкой и гиперссылками по тексту.

[/attention]

И, конечно, требуйте гарантии! Компании,уверенные в своих технологиях, дают ее без проблем.

А вы, как собственникдокументов и заказчик работ, получите нужный результат – электронные ресурсыбыстрого доступа для повышения эффективности профильных производственных ибизнес-функций; массив электронный копий с поиском для совместной работы и передачипо каналам взаимодействия; чистые и достоверные данные для внесения в мастер-системуили государственный реестр.

В конечном счете, только переход всехучастников цифровой трансформации на электронные документы и данные позволитпостроить цифровую экономику и наладить эффективное взаимодействие государства,бизнеса и общества.

  • Короткая ссылка
  • Распечатать

Источник: https://cnews.ru/articles/2021-03-19_tsifrovaya_transformatsiya_nachalas_izbavlyaemsya_ot_bumazhnyh_dokumentov

Законы
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: